Hàng nghìn lý do để bạn kinh doanh không cần đến giấy bút hôm nay!

     Không cần giấy tờ là một trong những xu hướng lớn nhất trong thực tiễn tổ chức kinh doanh ngày nay. Có một số lý do cho sự cường điệu xung quanh hai từ này. Hàng nghìn công ty Hoa Kỳ đã tiết kiệm tiền bằng cách thực hiện chuyển đổi và thậm chí nhiều công ty cũng đang tìm cách để thu lợi. Bạn có thể đứng đằng sau một trong số họ nếu bạn đang đọc nó. 


    Sự thật tuyệt vời là bất kỳ hoạt động kinh doanh nào cũng có thể thu được lợi nhuận từ việc không cần giấy tờ. Ví dụ: bạn có thể yêu cầu nhân viên của mình tạo và chỉnh sửa PDF trực tuyến bằng PDFLiner và họ sẽ có thể dừng tất cả các thủ tục giấy tờ và cộng tác trên bất kỳ tệp nào trực tuyến. Tiếp theo, Lưu trữ tất cả các tệp trên Google Drive hoặc bất kỳ ổ đĩa nào khác mà bạn tin tưởng và di chuyển toàn bộ tệp lưu trữ ra khỏi văn phòng! Bạn đã có thể thấy số tiền tiết kiệm thô chưa? Tiếp tục đọc sau đó! 

    1. Tăng tốc độ 'Paperworks'

    “Đánh máy nhanh hơn viết cho cả đoạn văn đã sao chép và ghi nhớ.”

    Chuyển tất cả các tệp công ty của bạn sang lưu trữ đám mây, bạn có được một tùy chọn để sắp xếp tài liệu của mình theo cách thuận tiện nhất. Ngoài ra, quy trình tìm kiếm tài liệu thu gọn thành một phím tắt duy nhất trên máy tính của bạn, CTRL + F.

    Do đó, thời gian phản hồi của hệ thống của bạn sẽ ngắn hơn nhiều ở phía khách hàng, đây là một cách thực sự để đáp ứng và giữ chân nhiều khách hàng hơn trong thời gian ngắn hơn. Nhân viên của bạn cũng sẽ dành ít thời gian hơn để tìm kiếm tài liệu họ cần, điều này sẽ dẫn đến tăng năng suất trong thời gian dài. 

    2. Tự động hóa sao lưu & tăng cường bảo mật

    Bạn có thể biết cảm giác đau đớn như thế nào khi xé hoặc bỏ nhầm một tờ giấy quan trọng. Nó sẽ biến mất vĩnh viễn và bạn có thêm một vấn đề cần giải quyết gấp. Đó là điều bạn sẽ không phải đối mặt khi lưu trữ tất cả các tệp của mình trên đám mây. Hệ thống kế toán dựa trên đám mây hiện đại và kho lưu trữ đám mây đa năng cho phép bạn hưởng lợi từ các bản sao lưu tự động. Bạn có thể điều chỉnh quy trình một lần và tiết kiệm thời gian tạo bản sao giấy và phân phối chúng giữa các kho vật lý. 

    Ngoài ra, các bản sao lưu và bản sao chính của bạn an toàn hơn nhiều khi chúng trực tuyến. Quyền lợi của công ty bạn và khách hàng là có tất cả dữ liệu nhạy cảm và riêng tư được lưu trữ ở định dạng an toàn nhất có thể. Thực tiễn kinh doanh phổ biến cho thấy rằng nhiều tài liệu bị loại bỏ hoặc đánh cắp vật lý hơn là do vi phạm dữ liệu hoặc bị hacker tấn công.

    Mã hóa lưu trữ dữ liệu đám mây và máy chủ cục bộ mạnh hơn nhiều so với hầu hết các cửa kho tiền và chi phí thấp hơn nhiều lần cho bất kỳ công ty nào. Việc xâm nhập qua nhiều cấp độ mã hóa hiếm khi là một thách thức có thể thực hiện được, ngay cả đối với những tin tặc kinh nghiệm nhất. 

    3. Cải thiện Dịch vụ Khách hàng

    Như bạn có thể thấy từ kết quả khảo sát Broadridge Financial Solutions 2020, 67% khách hàng đã chuyển ít nhất một hóa đơn hoặc bảng sao kê sang định dạng kỹ thuật số để giảm sự lộn xộn (77% số người được hỏi) hoặc vì các lý do khác. Bên cạnh đó, 29% người được hỏi trả lời rằng họ chưa bao giờ được hỏi về cách họ muốn mở tài khoản. Xu hướng như vậy có nghĩa là các công ty có thể thúc đẩy khách hàng sử dụng không cần giấy tờ bằng cách chứng minh những lợi ích cho họ.

    Do đó, một phần lớn khách hàng sẽ nhận được dịch vụ kỹ thuật số mà họ muốn có, trong khi phần còn lại sẽ có một lựa chọn có vẻ tốt hơn cho họ. Đó là một tính năng tuyệt vời cho lĩnh vực truyền thông khách hàng. Cuối cùng, nó sẽ giảm các thủ tục giấy tờ xuống một lượng không đáng kể và bạn sẽ có thể đóng các giao tiếp giấy tờ bên ngoài vào một ngày nào đó. Millennials sẽ ngừng hiểu giấy chỉ trong vài năm nữa. Nhớ lấy. 

    4. Lưu tài chính

    Giảm lượng giấy sử dụng cho các văn phòng của bạn sẽ cắt giảm chi phí đáng kể, tùy thuộc vào số lượng nhân viên. Đó chỉ là một phần của khoản tiết kiệm mà bạn có thể kiếm được từ quá trình chuyển đổi. Bạn cũng sẽ tiết kiệm được chi phí cho hộp mực hàng tháng, dịch vụ / sửa chữa / nâng cấp máy in, biểu giá máy fax, v.v. Phương pháp không dùng giấy có chi phí thấp hơn tất cả các loại máy và ngăn kéo tệp cồng kềnh.

    Các phương tiện liên lạc điện tử cuối cùng đã trở nên hợp túi tiền đối với các doanh nghiệp thuộc bất kỳ quy mô nào, vì vậy, đã đến lúc tiết kiệm. Ngoài ra còn có một lợi ích thụ động từ việc đầu tư vào số hóa. Bằng cách cung cấp cho các nhà cung cấp lớn như Google, Dropbox và các nhà cung cấp nhỏ hơn như PDFLiner tín dụng của bạn, bạn cũng đầu tư vào sự phát triển của công nghệ. Điều này sẽ dẫn đến việc lừa đảo các dịch vụ này về lâu dài. 

    5. Đơn giản hóa việc chuyển giao kiến ​​thức

    Một doanh nghiệp không thể hoạt động thành công nếu không có luồng kiến ​​thức liên tục và thuận tiện giữa các nhân viên. Quá trình này không được dựa vào các tàu chở giấy vì mọi thứ sẽ trở nên cực kỳ chậm chạp. Thay thế thẻ giấy và tài liệu quảng cáo bằng các công cụ cộng tác, chẳng hạn như Slack, Trello, Google Documents, OneDrive, v.v., để làm cho thông tin và tác vụ trôi chảy liền mạch.

    Công nhân sẽ dễ dàng hơn nhiều để vào cái gọi là 'chế độ dòng chảy' và hoàn thành nhiều nhiệm vụ hơn khi họ không phải đợi khi ai đó đưa cho họ một tờ giấy với dữ liệu cần thiết. 

    6. Thân thiện với Hành tinh

    10.000 tờ giấy bằng một cái cây nhỏ. Các công ty sử dụng hàng triệu tờ mỗi năm. 

    Mạng Giấy Môi trường báo cáo rằng có sự sụt giảm trong việc sử dụng giấy hàng năm ở Hoa Kỳ cùng với sự tăng trưởng lĩnh vực tái chế. Ngày càng có nhiều người chơi trên thị trường lớn đầu tư vào lĩnh vực tái chế, nhưng lĩnh vực kinh doanh vẫn là một trong những ngành tiêu thụ giấy lớn nhất với hơn 20% tổng lượng tiêu thụ hàng năm.

    Tuy nhiên, chúng tôi đã có số liệu thống kê nói rằng việc giảm sử dụng giấy sẽ loại bỏ việc sản xuất giấy và giảm lượng năng lượng mà các công ty tiêu thụ. Các văn phòng tiêu tốn ít điện hơn trong năm khi máy móc làm thủ tục giấy tờ không hoạt động. 

    Nghĩ lại một lần nữa

    Bây giờ bạn đã biết tất cả những lợi ích đối với công ty, khách hàng và môi trường của mình, bạn có thể kết luận rằng chi phí cho một quá trình chuyển đổi chỉ là một phút so với lợi ích lâu dài. Giảm số lượng xử lý giấy xuống mức tối thiểu có thể là một nhiệm vụ sinh lợi đối với bất kỳ công ty hiện đại nào, ngay cả khi nó tham gia vào hoạt động kinh doanh sản xuất giấy! 
ShowHideComments
Cancel